Những sai lầm phổ biến nhất trong quá trình lập tài liệu LEED là gì và làm thế nào để tránh kéo dài quá trình chứng nhận?

Sai lầm trong lập tài liệu LEED? Chuyện như cơm bữa. Thật ra, có một cơ số người biến việc mắc lỗi trong quá trình này thành nghệ thuật. Nhưng bạn không phải trong số đó, phải không? Đừng lo, chúng tôi sẽ chỉ ra những sai lầm phổ biến nhất mà bạn nên tránh như tránh một cơn bão giấy tờ khủng khiếp. Và không chỉ dừng ở đó, chúng tôi còn giúp bạn làm thế nào để quá trình chứng nhận LEED không kéo dài đến lúc bạn về hưu.

1. Không Hiểu Rõ Các Yêu Cầu Của Từng Tín Chỉ

LEED không giống như bạn muốn điền gì thì điền, nó có những yêu cầu cực kỳ chi tiết cho từng tín chỉ. Nhiều người mắc lỗi khi không đọc kỹ các yêu cầu hoặc hiểu sai nội dung cần nộp. Hậu quả? Bạn gửi tài liệu sai hoặc không đầy đủ, và rồi GBCI yêu cầu bạn nộp lại. Chu kỳ chết chóc này sẽ tiêu tốn thời gian và tiền bạc.

Cách tránh:

• Nghiên cứu kỹ yêu cầu từng tín chỉ: Đọc đi đọc lại như thể bạn đang chuẩn bị cho bài kiểm tra cuối kỳ.
• Sử dụng các mẫu và hướng dẫn LEED: LEED cung cấp các mẫu tài liệu và hướng dẫn. Đừng tự sáng tạo, hãy tuân theo hướng dẫn này như một cuốn sách thánh.
• Tham khảo ý kiến từ LEED AP: Nếu không chắc, hãy nhờ các chuyên gia LEED Accredited Professional (LEED AP). Họ sẽ giúp bạn hiểu rõ từng yêu cầu chi tiết.

2. Lập Tài Liệu Muộn hoặc Thiếu Kế Hoạch

Một sai lầm lớn khác là không lập kế hoạch từ đầu và để việc tài liệu hoá thành “đến đâu hay đến đó.” Điều này giống như xây một ngôi nhà mà không có bản vẽ. Bạn sẽ không bao giờ biết mình đang thiếu gì cho đến khi quá muộn.

Cách tránh:

• Lập kế hoạch tài liệu ngay từ đầu: Đặt ra lịch trình rõ ràng cho việc thu thập và hoàn thiện từng tài liệu. Chia nhỏ các hạng mục và giao trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên trong đội.
• Kiểm tra tiến độ định kỳ: Đừng chờ đến phút cuối. Kiểm tra định kỳ để đảm bảo bạn không thiếu tài liệu nào.

3. Thiếu Tài Liệu Hỗ Trợ

Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần nộp bản mô tả ngắn gọn và một hai tài liệu là đủ. Không, LEED muốn nhiều tài liệu hỗ trợ hơn thế. Các thông tin chi tiết như sơ đồ, báo cáo kiểm tra và hình ảnh có thể giúp củng cố cho mỗi tín chỉ. Nếu thiếu những tài liệu này, hồ sơ của bạn sẽ bị “đá bay” ngay từ vòng loại.

Cách tránh:

• Thu thập tài liệu hỗ trợ càng sớm càng tốt: Chụp ảnh hiện trạng, thu thập báo cáo từ các bên liên quan và yêu cầu các bản vẽ kỹ thuật ngay từ đầu.
• Xem lại ví dụ về tài liệu thành công từ các dự án trước: Nếu có cơ hội, hãy tham khảo cách các dự án thành công đã trình bày tài liệu hỗ trợ của họ.

4. Không Kiểm Tra Chéo Dữ Liệu

Một lỗi vô cùng phổ biến là dữ liệu không khớp giữa các tài liệu khác nhau. Ví dụ, bản tính toán sử dụng năng lượng trong báo cáo A không phù hợp với số liệu trong bảng tổng hợp B. Điều này khiến GBCI nghi ngờ và yêu cầu giải thích (hoặc tệ hơn, nộp lại).

Cách tránh:

• Kiểm tra chéo tất cả tài liệu: Trước khi nộp, đảm bảo rằng tất cả số liệu và dữ liệu giữa các tài liệu khác nhau đều phù hợp.
• Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu: Các phần mềm này giúp kiểm tra và so sánh dữ liệu giữa các tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác.

5. Bỏ Qua Bước Kiểm Tra Trước Khi Gửi

Nhiều đội dự án gửi tài liệu mà không thực hiện bước kiểm tra nội bộ trước. Đây là cách nhanh nhất để đảm bảo bạn phải sửa đi sửa lại hồ sơ của mình. Sai sót nhỏ như tên gọi không đúng, đơn vị đo lường không khớp hay những lỗi chính tả vô ý cũng có thể làm chậm quá trình xét duyệt.

Cách tránh:

• Thực hiện kiểm tra trước khi gửi: Trước khi nộp hồ sơ cho GBCI, hãy dành thời gian để kiểm tra toàn bộ tài liệu cùng với các thành viên trong đội.
• Sử dụng checklist LEED: Đối chiếu từng tín chỉ với các yêu cầu của checklist để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.

6. Không Tận Dụng Đánh Giá Sơ Bộ

Quá trình đánh giá sơ bộ là một cơ hội để điều chỉnh và bổ sung tài liệu trước khi đánh giá cuối cùng. Nhưng nhiều người chỉ nộp đại mà không xem xét kỹ nhận xét của GBCI, dẫn đến việc phải sửa lỗi trong giai đoạn cuối. Điều này làm trì hoãn toàn bộ quá trình.

Cách tránh:

• Sử dụng phản hồi đánh giá sơ bộ để cải thiện: Xem xét kỹ các nhận xét từ GBCI trong vòng đánh giá sơ bộ và chỉnh sửa cẩn thận để tránh gặp lỗi tương tự trong vòng đánh giá cuối cùng.
• Lập kế hoạch thời gian cho việc nộp lại: Đừng để đến hạn cuối rồi mới bắt đầu chỉnh sửa.

7. Thiếu Sự Giao Tiếp với Đội Ngũ Đánh Giá

Một số người nghĩ rằng khi đã nộp tài liệu thì chỉ cần ngồi chờ phép màu xảy ra. Sai lầm! Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên lạc với đội ngũ đánh giá. Giao tiếp kém sẽ dẫn đến hiểu lầm, và kéo dài thời gian xét duyệt.

Cách tránh:

• Giữ liên lạc chặt chẽ với GBCI: Nếu có bất kỳ câu hỏi nào về nhận xét của họ, hãy liên hệ ngay để được giải đáp.
• Tham gia buổi phản hồi: Một số dự án có thể tham gia buổi phản hồi trực tiếp với đội ngũ đánh giá để làm rõ các thắc mắc.

Kết Luận:

1. Hiểu rõ yêu cầu của từng tín chỉ – Đừng cố gắng thông minh hơn hệ thống.
2. Lập kế hoạch cẩn thận – Đừng để đến phút chót mới chạy nước rút.
3. Thu thập tài liệu hỗ trợ đầy đủ – Đừng bỏ sót những chi tiết nhỏ.
4. Kiểm tra chéo dữ liệu – Hãy chắc chắn rằng mọi thứ khớp nhau.
5. Kiểm tra trước khi gửi – Đừng để mắc lỗi cơ bản.
6. Tận dụng đánh giá sơ bộ – Đừng để lỡ cơ hội chỉnh sửa.
7. Giao tiếp với đội ngũ đánh giá – Đừng im lặng chờ điều kỳ diệu.

ESG Education & Business là công ty hàng đầu Việt Nam về tư vấn chứng chỉ LEED cho các công trình xây dựng , đặc biệt là nhà máy, nhà xưởng ở KCN VN. Bên cạnh đó, chúng tôi tư vấn các kỹ thuật về MRV , cũng như giảm phát cho nhà máy.

Xin vui lòng liên hệ chúng tôi để biết thêm thông tin tư vấn :

Email : inquiry@esg.edu.vn

Mobile: +84 988203940